Kalender / Urlaub für mehrere Personen markieren + Download (Excel)

In diesem Tutorial zeige ich Euch wie Ihr mit Excel in einem Kalender den Urlaub für mehrere Personen markieren könnt. Dieses Tutorial entstand aufgrund einer Anfrage ob es nicht möglich wäre mehr als eine Person zu markieren. Es ging dabei um den Kalender:
Ferien und Urlaub im Kalender farbig markieren + Download (Excel).



Ich habe in dem Tutorial den Kalender benutzt der auch unten zum Download bereit steht. Im Tutorial selbst geht es hauptsächlich um die Anpassung des Kalenders. Falls Ihr wissen wollt wie dieser Jahreskalender ohne Urlaubs- und Ferieneinträge entstanden ist und wie sich die Formeln zusammen gesetzt haben solltet Ihr Euch auch dieses Tutorial anschauen.

Hier die Formeln die Ihr in die Eingabezeile der bedingten Formatierung eintragen müsst. Wenn Ihr einen eigenen Kalender aufgebaut habt, müsst Ihr das natürlich entsprechend anpassen.

Für die ausgewählten Zellen mit dem Namen: Mein

Für die ausgewählten Zellen mit dem Namen: Dein

Wenn Ihr weitere Personen hinzufügen wollt. Müsst Ihr weitere Spaltenbereiche hinzufügen und auch auf der rechten Seite weitere Bereiche für die Urlaubseinträge. Die Formeln für die bedingte Formatierung müssen dann natürlich entsprechend ebenfalls angepasst werden. In dem Video zeige ich aber recht anschaulich wie Ihr das machen müsst.



Zusätzliche Namen eintragen.

Ich wurde gefragt ob es möglich ist statt Farben auch Namen einzutragen. Die nachfolgenden Formeln machen es möglich.
Markiert die Zelle C4 und kopiert die erste Formel dort hinein. Anschließend kopiert Ihr diese mit dem kleinen Anfasser bis in die letzte Zeile. Den ganzen Block den Ihr gerade kopiert habt kopiert ihr jetzt in die anderen Monate hinein wo Ihr Eure Urlaubsfarbe normalerweise sehen würdet. Genauso macht Ihr das auch mit der zweiten Formel die in Zelle D4 eingetragen wird und von dort aus in jede Zelle von "Dein Urlaub" eingetragen wird. Eine Datei zum Download steht unten bereit. In der Datei zum Download habe ich statt "ICH" und "DU" die Überschriften der Urlaubsdaten auf der rechten Seite übernommen.

Formel für "Meinen Urlaub"

Formel für "Deinen Urlaub"

Die Vorlage zum selbst bearbeiten "Urlaub und Ferien im Kalender farbig markieren":

Download Download für Excel 2016 "Urlaub und Ferien im Kalender farbig markieren" im ZIP Format

Fertige Datei "Kalender / Urlaub mehrere Personen markieren" zum Herunterladen:

Download Download für Excel 2016 "Kalender / Urlaub mehrere Personen markieren" im ZIP Format

Fertige Datei "Kalender / Urlaub mehrere Personen markieren inkl. Namen" zum Herunterladen:

Der Name wird hier direkt vom rechten Eingabefeld ausgelesen und kann dort auch für den Kalendereintrag geändert werden.

Download Download für Excel 2016 "Kalender / Urlaub mehrere Personen markieren" im ZIP Format

 

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Das Video-Tutorial: Kalender / Urlaub mehrere Personen markieren + Download (Excel)

 



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8 Kommentare

  1. Gohm, Michael sagt:

    Hallo Chris
    Mit den Kalendervarianten habe ich meine privaten Terminpläne aufpeppen können. Das läuft jetzt super. Nun habe ich versucht, mit dem Gelernten einen Tagesplan 7:00 bis 19:00 Uhr im 15-Minuten-Rhythmus für die Terminierung von z. B. drei Besprechungszimmern mit unterschiedlicher Dauer zu erstellen.
    Beispiel:
    Raum 1 von 07:00 bis 08:30 Uhr. 13:00 bis 15:00
    Raum 2 von 07:00 bis 12:00 Uhr. 16:00 bis 16:30
    Raum 3 von 10:15 bis 17:00 Uhr.

    =UND(ODER(
    (Abfrage nach Anlass und Raum Nr.1) $E$15>=0);UND($G$15=1);
    (Dauer der Belegung) UND($A$15+$E$12>=A15;$A$15-$E$15<=A15))

    Es ist mir mit der bedingten Formatierung (analog Urlaubsplanung für mehrere Personen) auch fast gelungen. Die Programmierung ist aber instabil. Denn nach erfolgreicher Überprüfung des Formelergebnisses verändert Excel im Nachhinein manche Werte selbstständig. Die Formatierung selbst, innerhalb der bedingten Formatierung ist der Kackpunkt.
    So ein Tagesplan wäre für eine Sekretärin eine große Hilfe, da sie an den farbigen Balken die Belegung grafisch angezeigt bekommt.

    • Chris sagt:

      Ich vermute das liegt an den relativen und absoluten Bezügen. Hier musst Du sehr genau aufpassen welche Du verwendest. Die Menge der UND und ODER Funktionen kann einen schon manchmal wirklich Kopfzerbrechen bereiten.
      Deshalb schreibe ich diese auch immer gerne zuerst in einen normalen Editor und schreibe die UND und ODER Funktionen in eigene Zeilen. Damit hat man eine etwas bessere Übersicht und eine Änderung lässt sich dann auch leichter durchführen.
      Ich würde es erst einmal mit einem einzigen Raum durchführen aber schon den Platz für weitere Räume schaffen. Die eine Spalte (oder Zeile, je nach Aufbau) für den Raum enthält dann die entsprechende Hintergrund – Farbe. Wenn hier alles klappt dann kannst Du die nächste Spalte formatieren und die Formel entsprechend anpassen.
      Viele Grüße
      Chris

  2. Alexander Erhardt sagt:

    kann man aber nicht den Kalender so machen , dass senkrecht Datum und horizontal die Zeit ist? und abhängig vom Datum dann für bestimmte Zeit graphikbalken angezeigt wird. Ich habe es selbst probiert, aber bei mir wird alles farbig bzw nur die Zeilen mit Zeiten 🙁
    was mache ich falsch?
    Vielen Vielen Dank. Ich mache da für Gerätebelegung

  3. walter Kaltenecker sagt:

    hallo
    kann man dden urlaub erweitern auf 15 bzellen
    lg walter

    • Chris sagt:

      Ja, Du musst nur genug Spalten neben jedem Monat hinzufügen und die Formeln entsprechend anpassen und natürlich auch erweitern. Je mehr Berechnungen in Deiner Tabelle stattfinden desto langsamer wird das Ganze.
      Viele Grüße
      Chris

  4. Peter sagt:

    Hallo Chris,
    erst mal Kompliment an dich. Deine Tutorials sind echt Klasse. Das Beste was ich bisher im WorldWideWeb gesehen habe.
    Meine Frage nun ist. Gibt es Probleme wenn ich die bedingte Formatierung für die Wochenenden auch auf die farbigen Urlaubszellen erweitern möchte? Die Wochenende sind ja hier sowieso Arbeitsfrei. In den Urlaubszellen steht ja kein Datum mit dem die bedingte Formatierung vergleichen kann.
    Gruß Peter

    • Chris sagt:

      Hallo Peter,
      vielen Dank erst einmal für das super nette Kompliment 🙂
      Du kannst die bedingten Formatierungen anpassen wie Du möchtest. Die bedingten Formatierungen sind separat eingetragen. Wichtig ist nur dass Du die bedingte Formatierung die eine höhere Priorität hat immer an oberster Stelle hast. Das kannst Du in der Reihenfolge (Rangfolge) verschieben.
      Sollten sich Einträge überschneiden werden darunter liegende Einträge nicht mehr berücksichtigt.
      Viele Grüße
      Chris

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