Kalender / Urlaub für mehrere Personen markieren + Download (Excel)

In diesem Tutorial zeige ich Euch wie Ihr mit Excel in einem Kalender den Urlaub für mehrere Personen markieren könnt. Dieses Tutorial entstand aufgrund einer Anfrage ob es nicht möglich wäre mehr als eine Person zu markieren. Es ging dabei um den Kalender:
Ferien und Urlaub im Kalender farbig markieren + Download (Excel).



Ich habe in dem Tutorial den Kalender benutzt der auch unten zum Download bereit steht. Im Tutorial selbst geht es hauptsächlich um die Anpassung des Kalenders. Falls Ihr wissen wollt wie dieser Jahreskalender ohne Urlaubs- und Ferieneinträge entstanden ist und wie sich die Formeln zusammen gesetzt haben solltet Ihr Euch auch dieses Tutorial anschauen.

Hier die Formeln die Ihr in die Eingabezeile der bedingten Formatierung eintragen müsst. Wenn Ihr einen eigenen Kalender aufgebaut habt, müsst Ihr das natürlich entsprechend anpassen.

Für die ausgewählten Zellen mit dem Namen: Mein

Für die ausgewählten Zellen mit dem Namen: Dein

Wenn Ihr weitere Personen hinzufügen wollt, müsst Ihr weitere Spaltenbereiche hinzufügen und auch auf der rechten Seite weitere Bereiche für die Urlaubseinträge. Die Formeln für die bedingte Formatierung müssen dann natürlich entsprechend ebenfalls angepasst werden. In dem Video zeige ich aber recht anschaulich wie Ihr das machen müsst.



Zusätzliche Namen eintragen.

Ich wurde gefragt ob es möglich ist statt Farben auch Namen einzutragen. Die nachfolgenden Formeln machen es möglich.
Markiert die Zelle C4 und kopiert die erste Formel dort hinein. Anschließend kopiert Ihr diese mit dem kleinen Anfasser bis in die letzte Zeile. Den ganzen Block den Ihr gerade kopiert habt kopiert ihr jetzt in die anderen Monate hinein wo Ihr Eure Urlaubsfarbe normalerweise sehen würdet. Genauso macht Ihr das auch mit der zweiten Formel die in Zelle D4 eingetragen wird und von dort aus in jede Zelle von "Dein Urlaub" eingetragen wird. Eine Datei zum Download steht unten bereit. In der Datei zum Download habe ich statt "ICH" und "DU" die Überschriften der Urlaubsdaten auf der rechten Seite übernommen.

Formel für "Meinen Urlaub"

Formel für "Deinen Urlaub"

Die Vorlage zum selbst bearbeiten "Urlaub und Ferien im Kalender farbig markieren":

Download Download für Excel 2016 "Urlaub und Ferien im Kalender farbig markieren" im ZIP Format

Fertige Datei "Kalender / Urlaub mehrere Personen markieren" zum Herunterladen:

Download Download für Excel 2016 "Kalender / Urlaub mehrere Personen markieren" im ZIP Format

Fertige Datei "Kalender / Urlaub mehrere Personen markieren inkl. Namen" zum Herunterladen:

Der Name wird hier direkt vom rechten Eingabefeld ausgelesen und kann dort auch für den Kalendereintrag geändert werden.

Download Download für Excel 2016 "Kalender / Urlaub mehrere Personen markieren" im ZIP Format

 

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Das Video-Tutorial: Kalender / Urlaub mehrere Personen markieren + Download (Excel)

 



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23 Kommentare

  1. Gohm, Michael sagt:

    Hallo Chris
    Mit den Kalendervarianten habe ich meine privaten Terminpläne aufpeppen können. Das läuft jetzt super. Nun habe ich versucht, mit dem Gelernten einen Tagesplan 7:00 bis 19:00 Uhr im 15-Minuten-Rhythmus für die Terminierung von z. B. drei Besprechungszimmern mit unterschiedlicher Dauer zu erstellen.
    Beispiel:
    Raum 1 von 07:00 bis 08:30 Uhr. 13:00 bis 15:00
    Raum 2 von 07:00 bis 12:00 Uhr. 16:00 bis 16:30
    Raum 3 von 10:15 bis 17:00 Uhr.

    =UND(ODER(
    (Abfrage nach Anlass und Raum Nr.1) $E$15>=0);UND($G$15=1);
    (Dauer der Belegung) UND($A$15+$E$12>=A15;$A$15-$E$15<=A15))

    Es ist mir mit der bedingten Formatierung (analog Urlaubsplanung für mehrere Personen) auch fast gelungen. Die Programmierung ist aber instabil. Denn nach erfolgreicher Überprüfung des Formelergebnisses verändert Excel im Nachhinein manche Werte selbstständig. Die Formatierung selbst, innerhalb der bedingten Formatierung ist der Kackpunkt.
    So ein Tagesplan wäre für eine Sekretärin eine große Hilfe, da sie an den farbigen Balken die Belegung grafisch angezeigt bekommt.

    • Chris sagt:

      Ich vermute das liegt an den relativen und absoluten Bezügen. Hier musst Du sehr genau aufpassen welche Du verwendest. Die Menge der UND und ODER Funktionen kann einen schon manchmal wirklich Kopfzerbrechen bereiten.
      Deshalb schreibe ich diese auch immer gerne zuerst in einen normalen Editor und schreibe die UND und ODER Funktionen in eigene Zeilen. Damit hat man eine etwas bessere Übersicht und eine Änderung lässt sich dann auch leichter durchführen.
      Ich würde es erst einmal mit einem einzigen Raum durchführen aber schon den Platz für weitere Räume schaffen. Die eine Spalte (oder Zeile, je nach Aufbau) für den Raum enthält dann die entsprechende Hintergrund – Farbe. Wenn hier alles klappt dann kannst Du die nächste Spalte formatieren und die Formel entsprechend anpassen.
      Viele Grüße
      Chris

  2. Alexander Erhardt sagt:

    kann man aber nicht den Kalender so machen , dass senkrecht Datum und horizontal die Zeit ist? und abhängig vom Datum dann für bestimmte Zeit graphikbalken angezeigt wird. Ich habe es selbst probiert, aber bei mir wird alles farbig bzw nur die Zeilen mit Zeiten 🙁
    was mache ich falsch?
    Vielen Vielen Dank. Ich mache da für Gerätebelegung

  3. walter Kaltenecker sagt:

    hallo
    kann man dden urlaub erweitern auf 15 bzellen
    lg walter

    • Chris sagt:

      Ja, Du musst nur genug Spalten neben jedem Monat hinzufügen und die Formeln entsprechend anpassen und natürlich auch erweitern. Je mehr Berechnungen in Deiner Tabelle stattfinden desto langsamer wird das Ganze.
      Viele Grüße
      Chris

      • Thorsten Rüter sagt:

        Hallo Chris, Top Tutorial.

        Wie die markierten Bereiche mit dem Text der Überschrift ausgefüllt werden habe ich verstanden.
        Doch mein Problem ist, wie man einen markierten Urlaubsbereich mit anderen variablen Textfeld beschriften kann.
        Wenn ich jetzt z.B. einen Datumsbereich in die rechtsliegenden Felder eintrage, dann wird dieser Bereich farbig markiert. Ich benötige nun den Zusatz, dass jeder markierte Datumsbereich die Beschriftung aus einer gewählten fest bestimmten Zelle übernimmt.
        Ich finde nach stundenlanger Suche einfach nicht die passende Lösung und die bedingte Formatierung lässt ja offensichtlich keine Formatierung von Texten zu?
        Vielleicht hast du ja einen kleinen Tipp :-9
        LG
        Thorsten

  4. Peter sagt:

    Hallo Chris,
    erst mal Kompliment an dich. Deine Tutorials sind echt Klasse. Das Beste was ich bisher im WorldWideWeb gesehen habe.
    Meine Frage nun ist. Gibt es Probleme wenn ich die bedingte Formatierung für die Wochenenden auch auf die farbigen Urlaubszellen erweitern möchte? Die Wochenende sind ja hier sowieso Arbeitsfrei. In den Urlaubszellen steht ja kein Datum mit dem die bedingte Formatierung vergleichen kann.
    Gruß Peter

    • Chris sagt:

      Hallo Peter,
      vielen Dank erst einmal für das super nette Kompliment 🙂
      Du kannst die bedingten Formatierungen anpassen wie Du möchtest. Die bedingten Formatierungen sind separat eingetragen. Wichtig ist nur dass Du die bedingte Formatierung die eine höhere Priorität hat immer an oberster Stelle hast. Das kannst Du in der Reihenfolge (Rangfolge) verschieben.
      Sollten sich Einträge überschneiden werden darunter liegende Einträge nicht mehr berücksichtigt.
      Viele Grüße
      Chris

  5. Sven sagt:

    Hi Cris,
    Vielen dank für die tollen Tutorials und Beispiele hab bisher kaum so ausführliche bsp. gesehen.
    Hätte da jedoch eine Frage ^^" im bezug auf die Urlaubsdaten wollte ich sie aus einen eigenen Sheet ziehen. Unter Excel 2013+ geht das ja noch recht simple auch mit deinem bsp. ^^" wie realisiere ich das unter Excel 2007? Die Feiertage hab ich via "Namen Definieren" hinbekommen doch wie kann ich das mit deiner Formel umsetzen. Hättest da vieleicht einen Ansatz für mich.
    Viele Grüße Sven

    • Chris sagt:

      Hallo Sven, ich arbeite zwar nicht mit der 2007er Version von Excel aber die Feiertage sollten eigentlich über die definierten Namen funktionieren. Beim Urlaub sieht es anders aus, da hier wirklich in meinem Beispiel der Bezug vom Anfangs und Enddatum wichtig ist. Hier wird über die UND und ODER Funktion der Bereich herausgefiltert und angezeigt. Diese Formeln sollten in der 2007er Version ebenfalls keine Probleme bereiten.
      Viele Grüße
      Chris

  6. Frank sagt:

    Moin Sven
    Habe deinen Kalender entdeckt und finde die Funktionen echt gut.
    Bin dabei von Zwei Namen auf Drei Namen zu erweiten.
    die Anzeige des Urlaubsbereichs klapp schon. die Liste für den Eintrag ist erweitert.
    doch den Namen der Dritten Spalte, das habe ich nicht hinbekommen.
    diese eingefügten Spalten zum Jeweiligen Monat enthalten keine Formeln.
    wie oder besser welche Formeln muss ich da dann einfügen???

    • Chris sagt:

      Wenn Du Dir die Tutorials bereits angeschaut hat, dann weißt Du sicher auch dass mein Name Chris ist und nicht Sven 😉
      Das mit dem Einfügen von weiteren Spalten funktioniert genau wie beim Einfügen des Bereichs "Dein". Ich habe jetzt nicht ganz verstanden was bei Dir funktioniert und was nicht.
      Wichtig ist nur dass Du die Vergabe von einem Bereich vornimmst ("Mein", "Dein" und zum Beispiel "PersonC"). Anschließend passt Du die Formel, wie im Editor gezeigt entsprechend an. Du musst darauf achten dass die Bezüge zu dem Bereich aber stimmen. Also musst Du auch in der Formel BA und BB durch den neuen Bereich ersetzen.

  7. Frank sagt:

    Nun aber

    Moin Chris

    tschuldiugung,
    Habe mit den vorhandenen Hilfen alles hinbekommen. wenn der Kopf am WE geleert ist geht es besser.
    Hätte da noch eine Frage, so als Luxusproblem.
    Könnte man in den Kalender noch Feiertage und- oder die Schulferien einbauen,z.B. in Schleswig-Holstein??
    Muss nicht sein. nicht falsch verstehen. der Kalender ist super prima.
    Die Frage ist nur, der pure Luxus für meine Kollegen

    • Chris sagt:

      Hi Frank,
      schau Dir mal folgendes Tutorial an:
      Feiertage im Kalender farbig markieren (Excel)
      Hier kann es aber sein dass Du den Bereich für die Feiertage etwas verschieben und die Formeln entsprechend der Verschiebung anpassen musst.
      Die Feiertage sollten dann in der bedingten Formatierung eventuell eine höhere Priorität haben also muss der Eintrag dafür bei Bedarf nach oben verschoben werden.
      Viele Grüße
      Chris

  8. F.Jens sagt:

    Hallo Chris
    Dein Kalender "Urlaub mehrere Personen" (Excel) finde ich sehr gut, wie fast alle deiner Veröffentlichungen. Allerdings: Diesen Kalender benötige ich in Open Office. Ich habe den Kalender also von Excel in OO kopiert. Das ging schief. Insbesondere die Funktion "bedingte Formatieren (Regeln) und Zwischenablage" haben bei mir zu keinem Ergebnis geführt. Auch zusätzliche Spalten für Kapazitäten konnte ich nicht in OO (jedoch nur unter Excel) einfügen. Das kann natürlich auch an mir liegen. (So fit bin ich nicht bei der Erstellung der Tutorials) Des Weiteren benötige ich zusätzliche Rechenfelder (Werte (wenn Urlaub dann x€) in den markierten Terminfeldern (vermutlich über "Regeln zur gedingten Bedingungen") die ich in Open Office so wie geschrieben, generell nicht finde. Wie gesagt: Auch die Funktion Zwischenablage zum sortieren der Spalten vermisse ich im OO. Mir würde deine Kalenderversion in OO helfen.

  9. Sabrina sagt:

    Hi Chris
    Ohne deine Tutorials wäre ich bis jetzt aufgeschmissen gewesen 🙂 Jetzt komme ich aber leider nicht weiter.

    Die Ferienplanung in unserer Firma für knapp 170 Mitarbeiter/innen wurde bisher im Excel in mühseliger Schreib-und Formatierarbeit erledigt. Und das jedes Jahr aufs neue. Als ich vor kurzen den Posten übernommen habe, dachte ich mir, das muss auch einfacher gehen. Da bin ich über deine Tutorials gestolpert.

    Nun habe ich eine Datei erstellt mit 15 Mappen. Jede Mappe steht für einen unserer Läden und beinhaltet den Dynamischen Kalender inkl. Feiertage, die ich aus einer separaten Mappe mit einem SVERWEIS hole. Die Tage und Monate verlaufen allerdings ab Spalte B horizontal fortlaufend rechts rüber und in Spalte A sind die Mitarbeiter aufgeführt, die am jeweiligen Standort arbeiten. Diese Mitarbeiter hole ich auch aus einer separat angelegten Mappe. Diese ist gefüllt mit der Mitarbeiterliste und den Urlaubsdaten "von bis" für den jeweiligen Mitarbeiter. Wenn ich, wie du im Tutorial so schön beschreibst, die bedingte Formatierung mit der UND(ODER(UND…Formel bestücke, werden die Ferientage im Kalender wunderbar farbig. Das klappt schonmal. Nur mach das mal für 170 Mitarbeiter…und wenn einer in mehreren Läden arbeitet, machst du das ganze gleich mehrmals.

    Geht das auch einfacher? Mir schwebt sowas vor wie das – Ich gebe in der Mappe vom Standort Zürich die Namen der Personen ein (oder hole sie mittels Formel aus der Mitarbeiter-Mappe) die dort arbeiten und es füllt mir die Ferientage automatisch im Kalender farbig aus. Geht sowas? Und wenn ja, hättest du mir bitte einen Ansatz?

    Vielen lieben Dank und herzliche Grüsse aus der Schweiz
    Sabrina

    • Chris sagt:

      Hallo Sabrina,
      ich arbeite selbst meistens mit nur ganz wenigen Tabellen und nicht so umfangreich wie Du das machst. Deshalb stecke ich in dem Thema nicht so tief drin.
      Die meisten Tutorials von mir sind auch eher etwas für Anfänger und nicht so für die Profis gedacht.
      Bei anderen Projekten (vor allem auch im Bereich Programmierung) habe ich schnell lernen müssen dass man sich bei solch großen Projekten schon vorab sehr viele Gedanken machen muss wie der Aufbau gestaltet werden muss damit man immer flexibel ist. Spätere Änderungen sind extrem aufwändig. In Deinem Fall wäre es zum Beispiel für einen Mitarbeiter alles soweit fertig erstellen dass diese Datei anschließend nur noch kopiert werden muss um diese dann nur noch mit anderen Daten (für andere Mitarbeiter) beschreiben zu müssen. Vor allem auch zentrale Tabellen die für alle anderen Tabellen dann abrufbar sein müssen (wie das mit den Feiertagen) oder aber auch Inhalte für verschiedene Auswahlfelder.
      Bei wiederkehrenden Arbeiten kannst Du ja mal schauen ob Du Dir nicht ein Makro aufzeichnen kannst. Dann brauchst Du das nur ein einziges mal aufzeichnen und musst dass dann auf den anderen Tabellen einfach nur ausführen und sparst Dir dadurch eine Menge Zeit. Allerdings würde ich das dann erst einmal an einer Kopie der Daten testen.
      Viele Grüße
      Chris

      • Sabrina sagt:

        Sali Chris

        Vielen Dank für deine Rückmeldung. Sowas habe ich fast vermutet. Dennoch hatte ich noch ein wenig Hoffnung, dass es eine Formel/Formatierung gibt, die sagt: die Ferien-Daten aus den Zellen C5-P5 sind gebunden an den Text in Zelle B5 und werden bei Benutzung des Textes im dynamischen Kalender so ausgegeben, dass die Ferien-Daten im Kalender eingefärbt werden. Das wäre voll cool gewesen 🙂

        In dem Fall schaue ich mir das mit dem Makro mal an. Ansonsten habe ich ja bis Oktober Zeit um den Kalender zu erstellen 😉

        Nochmals danke und liebe Grüsse
        Sabrina

        • Chris sagt:

          Hi Sabrina, Du könntest die zentral gespeicherten Daten für die Feiertage eventuell erst in die Tabelle für die Einzelperson irgendwo integrieren (zum Beispiel in einem separaten Tabellenblatt) und von dort aus den SVerweis anwenden um die Daten (meinetwegen im Kalender) dann mit der bedingten Formatierung entsprechend zu formatieren. Der zentrale Kalender muss dann aber genug Einträge enthalten (maximale Anzahl von möglichen Feiertagen) damit Du später flexibel bist und nicht noch einmal alles bearbeiten musst. Wenn Du Dir eine Vorlage erstellt hast, die Du später nur noch kopieren musst (für neue Mitarbeiter etc.), dann ist diese separate Tabelle, die sich die Daten aus dem zentralen Dokument holt schon vorhanden.
          Viele Grüße
          Chris

  10. Sebastian Wach sagt:

    Hallo Chris,

    super Tutorial, hilft mir viel. Ich plane damit meine Auslandseinsätze und Urlaub zu planen, aber das ganze noch für etwa 5 weitere Kollegen. Die Erweiterung auf die Kollegen ist nicht das Problem, auch Urlaub und Einsätze unterschiedlich darzustellen funktioniert.
    Was ich bislang noch nicht gefunden habe ist eine einfache Möglichkeit, wie man die Einsätze mit Namen benennt. In deiner Download File heißt ja jeder Urlaub Mein, hier sollte über den jeweiligen Zeitraum der Projektname stehen, der in einer weiteren Zeile hinter den Einsatzdaten von bis steht.
    Kannst du mir hier helfen.

    Danke schonmal

    Sebastain

  11. Nesli sagt:

    Hallo Chris,

    ich hatte so ein Spaß Dein Tutorial anzuschauen und auch anzuwenden.
    Habe dieses Beispiel genutzt um die Planung für insgesamt 7 Leute abzubilden – echt toll!

    Möchte jedoch noch folgendes, habe jedoch bis jetzt nur einige Ansätze machen können.
    Habe ein zweites Tabellenblatt, hier können diese 7 Leute mit ihren Kürzel weitere individuelle Termin-Eingaben machen.

    Möchte gern, dass wenn einer ein Datum & Kürzel (beide separate Spalten) in Tabellenblatt 2 angibt, er diesen auf Tabellenblatt 1 übernimmt und die zwei Datumsfelder (Deine Datumsfelder von – bis) zu der zugehörigen Person füllt..

    Hast Du auch eine Idee, um so etwas abzubilden? Ich würde mich ja so freuen,,,

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